Umowa Zarządca-Nieruchomość
Korzystanie z systemu Weles3 wymaga aby Administrator Danych każdego zbioru danych powierzył Zarządcy przetwarzanie w sposób, który umożliwi dalsze powierzenie tego przetwarzania dla Weles. Umowa musi być skonstruowana tak, aby powierzenie dla Weles mogło spełniać 3 dodatkowe kryteria:
- możliwość podpowierzania przetwarzania danych (z zachowaniem przez nas obowiązku informacyjnego)
- akceptację drogi informowania Administratora Danych poprzez Zarządcę a nie bezpośrednio
- akceptację drogi przekazywania dyspozycji Administratora Danych poprzez Zarządcę a nie bezpośrednio
Szczegóły tych zapisów omówione są w Umowa Weles-Zarządca.
Dodatkowo proponujemy formularz, w którym Administrator Danych może określić, co się ma stać z danymi po ustaniu umowy z Zarządcą. Proponujemy 3 możliwości:
- przechowywanie danych w formie oryginalnej - sugerowana w początkowym okresie, gdy nowy zarządca może mieć zapytania przy przenoszeniu danych
- przechowywanie danych w formie zaszyfrowanej (jedynym dysponentem klucza jest Administrator Danych) - sugerowana jako długoterminowy sposób retencji danych - dane pozostają w systemie, ale zamiast imion, nazwisk, etc pojawiają się sztuczne ciągi znaków. Taka baza jest nieczytelna dla Zarządcy. Administrator Danych, w razie potrzeby, może przesłać Zarządcy klucz celem odkodowania bazy i udzielenie informacji, a następnie ponownego jej zaszyfrowania. Utrata klucza powoduje bezpowrotną utratę danych!
- trwałe usunięcie danych - sugerowane po długim okresie, gdy mamy pewność, że te informacje nie będą już nigdy potrzebne.
Jesteśmy świadomi, że w ramach przygotowań do RODO część Zarządców podpisała już z Nieruchomościami umowy o powierzenie danych. W zależności od sytuacji należy:
- jeżeli ta umowa zawiera kompatybilne klauzule do 2 wskazanych powyżej, to powinna być wystarczająca
- jeżeli brakuje którejkolwiek z tych klauzul, potrzebne będzie podpisanie Zgody na podpowierzanie
- jeżeli nie ma jeszcze umowy trzeba taką przygotować (można użyć udostępnionego poniżej szablonu) i albo upewnić się, że zawiera kompatybilne klauzule albo podpisać ją razem ze Zgodą na podpowierzanie.
Przy podpisywaniu tych umów sugerujemy przekazanie przedstawicielowi nieruchomości Formularza dyspozycji retencji danych oraz ulotek informacyjnych. Sugerowane liczby miesięcy do retencji danych to:
- 3 miesiące dla przechowywania danych w formie oryginalnej (aby umożliwić szybkie odpowiedzi na pytania przy przenoszeniu do nowego administratora)
- 60 miesięcy dla przechowywania danych w formie spseudonimizowanej (zaszyfrowanej)
Po podpisaniu umowy zawierającej kompatybilne klauzule lub umowy i Zgody na podpowierzanie trzeba ten fakt zaewidencjonować w Systemie aby po wejściu RODO w życie można było dalej pracować w Weles3 na tej Nieruchomości (funkcja w trakcie tworzenia - będziemy informować, jak będzie dostępna). Po zaewidencjonowaniu wszystkich zgód zniknie czerwony komunikat.
Przypadki szczególne:
- w przypadku małej wspólnoty (do 7 lokali), nie posiadającej zarządu (wg art. 19 UoWL), wg. naszej opinii wystarczy większość głosów współwłaścicieli - podpisanie umowy powierzenia/zgody/dyspozycji retencji jest uzupełnieniem istniejącej umowy zarządzania i nie przekracza czynności zwykłego zarządu
- w przypadku gdy zarządca pełni jednocześnie funkcję zarządu we wspólnocie przy podpisaniu umów trzeba mieć na uwadze art. 108 KC (ograniczenie możliwości podpisywania umów samemu ze sobą). Wg. naszej opinii zachodzi tutaj przypadek, gdy ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy (nieruchomości) i umowa zawarta z samym sobą w tym przypadku będzie poprawna. Tym niemniej warto rozważyć w takim przypadku wyznaczenie pełnomocnika do podpisania tej umowy w imieniu zarządcy.
Udostępniane dokumenty:
- Zgoda na podpowierzanie danych
- Szablon umowy powierzenia przetwarzania danych
- Formularz dyspozycji retencji danych