Retencja danych

Po zakończeniu współpracy z nieruchomością Administrator Danych tej nieruchomości może wyrazić zgodę na dalsze przetrzymywanie (bez możliwości dalszych zmian) danych przez Zarządcę. Możliwe są 2 tryby takiego przetrzymywania:

• w formie oryginalnej
• w formie zaszyfrowanej (spseudonimizowanej)

Pierwsza forma jest zalecana w początkowym okresie, kiedy dane są przenoszone i istnieje prawdopodobieństwo częstych pytań o dane.

Druga forma służy długookresowej retencji danych. W tym przypadku dane są szyfrowane, a klucz szyfrujący jest przekazywany do Administratora danych. W ciągu kolejnych 30 dni kopie klucza są usuwane przez Weles i Zarządcę (oraz podmioty, którym podpowierzono przetwarzanie). W ten sposób jedynym posiadaczem klucza staje się Administrator danych nieruchomości. Klucz jest niezbędny do ewentualnego odtworzenia danych - jego utrata równa się utracie danych, W formia zaszyfrowanej dane są nieczytelne dla Zarządcy, ale w przypadku konieczności pozyskania informacji przez Administratora Danych, może on przesłać posiadany klucz celem odszyfrowania danych i udzielenia informacji. Potem dane są ponownie szyfrowane nowym kluczem.

Forma zaszyfrowana godzi obowiązki minimalizacji zakresu przetwarzania wynikające z RODO z koniecznością zachowania możliwości dostępu do danych archiwalnych przez zarząd nieruchomości. Jest to sugerowana przez nas metoda długotrwałej retencji danych.